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Procedimiento

¿Qué es un Proyecto TI?

Por “proyectos” se entiende actuaciones organizadas dirigidas a crear o modificar sustancialmente operaciones o servicios. Cuando una parte relevante de dichas operaciones o servicios requiere soporte TI, hablamos de “Proyecto TI”, aunque el soporte TI sea secundario, y deba ser considerado como tal para conceder máxima atención a otras cuestiones, organizativas y funcionales, que son las esenciales.

A lo largo de su ciclo de vida, las operaciones y servicios suelen requerir correcciones y pequeñas evoluciones, que no se consideran proyectos, y se solicitan y atienden por otros cauces, sin intervenir el nivel gubernativo, sólo los niveles de dirección y/o operación TI.

Oficina del CIO

Es la encargada de colaborar en la preparación de propuestas, y elaborar su priorización, informando al Comité de Gobierno de las TI (CGTI) y finalmente al Consejo de Dirección que es quien decide.

El rol de “CIO” en UZ lo desempeñan actualmente: Fernando Beltrán, Enrique Teruel y Carmen Pastor. A estos efectos, la Oficina del CIO incluye a los técnicos del SICUZ, preferentemente de su dirección técnica (del servicio y de las áreas), que se designe en cada caso para asesorar técnicamente durante la elaboración de la ficha de un proyecto.

Comité de dirección de un proyecto

Son las personas/roles que asumen la responsabilidad sobre el proyecto, procurando su éxito mediante el buen trabajo realizado en el propio marco del proyecto, y mediante las intervenciones “exteriores” que pueda ser necesario hacer para superar dificultades que puedan surgir. Aparte de estas personas, que deben tener plena autonomía, mientras informen y rindan cuentas correctamente, están sus responsables o superiores (tanto el Consejo de Dirección como las direcciones de las unidades funcionales involucradas, y del SICUZ), quienes serán informados y participarán en las decisiones en momentos críticos durante el desarrollo del proyecto, en los que se les haya elevado que se requiere su colaboración.

  • Promotor: Miembro del Consejo de Dirección que está interesado en la realización del proyecto. Defiende su valor y contribuye a facilitar los recursos para que tenga éxito.

  • Director: Personal funcional o directivo en el área de aplicación del proyecto. Se responsabiliza de la buena marcha del proyecto, desde el desarrollo hasta la puesta en explotación. Rinde cuentas al promotor sobre el cumplimiento de los objetivos.

  • Responsable técnico: Personal técnico-informático (habitualmente del SICUZ). Lidera el equipo que da soporte TI al proyecto, informando de las soluciones técnicas viables, y arbitrando su ejecución.

Procedimiento de solicitud de un proyecto de cartera

  1. Dado que los proyectos deben estar avalados por un promotor (miembro del Consejo de Dirección), son sólo ellos quienes pueden iniciar el procedimiento de solicitud, planteando la necesidad al CIO. Esto puede hacerse en conversación o por escrito, en términos descriptivos, y haciendo hincapié en el valor estratégico y en los riesgos de no desarrollarlo. Idealmente se habría redactado un primer borrador del resumen ejecutivo de la ficha del proyecto.

  2. Si CIO y promotor acuerdan que es procedente poner en marcha un proyecto de cartera, convocarán una reunión a mantener ellos junto con quienes podrían ejercer de director y responsable técnico. En dicha reunión se organizará la elaboración de la ficha del proyecto (probablemente ya iniciada, como borrador). La elaboración y mantenimiento de la ficha es responsabilidad del director, con colaboración del resto. (La ficha, que es un documento vivo que va más allá de la solicitud, contiene abundantes explicaciones del proceso, que no se reproducen aquí.)

  3. Una vez elaborada la solicitud, en reunión con las mismas partes se evalúa y decide ponerla en marcha (o no, y cuándo). En su caso habrá que “negociar” con otros proyectos en conflicto, o para conseguir recursos necesarios, siendo el Consejo de Dirección quien decide en última instancia.

Típicamente las necesidades no son planteadas directamente por el promotor, sino que le llegan del personal bajo su responsabilidad o de su competencia. Hay que facilitar a todo este personal un procedimiento claro para discriminar cuándo han de elevar una necesidad como proyecto TI. Gráficamente:

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Documentación mínima asociada a un proyecto

  • La ficha y el informe o informes (elaborados a partir de las plantillas que se facilitan) deberán ser públicos: por transparencia, para facilitar la posible participación de terceros, y como requisito indispensable de la rendición de cuentas.

  • Las actas, y otros documentos de seguimiento (estado del proyecto, calendario, etc) serán visibles (solamente) para todos los participantes (y sus supervisores).

  • La elaboración y mantenimiento de esta documentación es responsabilidad del director, quien naturalmente contará con la colaboración del resto de participantes en el proyecto, en particular el responsable técnico.

  • Para la elaboración de la documentación han de tomarse como punto de partida las siguientes plantillas, haciendo una copia y configurandole correctamente los permisos para que puedan acceder todos los participantes del proyecto, como visualizadores, comentaristas o editores, según proceda. La ubicación de los documentos en los espacios públicos (ficha e informes) es responsabilidad del SICUZ, siempre con el vistobueno de la dirección del proyecto: